Bạn có thể làm nhiều điều để cải thiện hiệu quả của nhóm và sử dụng trung tâm cộng tác như Microsoft Teams là một trong số đó. Đây là một công cụ giao tiếp tuyệt vời mà bạn có thể sử dụng để trò chuyện, chia sẻ tệp và tổ chức các cuộc họp âm thanh và video với nhóm của mình.
Nếu bạn mới bắt đầu với Nhóm, bạn có thể không chắc chắn về cách lên lịch một cuộc họp. Có một số cách bạn có thể thực hiện việc này và các tùy chọn của bạn sẽ phụ thuộc vào phiên bản Microsoft Teams bạn đang sử dụng. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn tất cả các chi tiết bạn cần biết.
Lên lịch cuộc họp trong Microsoft Teams
Tài khoản Microsoft Teams của bạn được kết nối với tất cả các sản phẩm Microsoft 365 Group như SharePoint, Outlook, Yammer, v.v. Và lịch bạn sử dụng trong Teams được kết nối trực tiếp với lịch Microsoft Exchange.
Outlook cũng sử dụng lịch Exchange. Điều đó có nghĩa là khi bạn lên lịch một cuộc họp qua Outlook, nó sẽ tự động xuất hiện trong Nhóm và ngược lại. Đây là cách bạn có thể lên lịch một cuộc họp trong Microsoft Teams:
- Trong cuộc trò chuyện Nhóm, hãy nhấp vào Lên lịch một cuộc họp biểu tượng (dưới hộp cho tin nhắn mới.)
- Sau đó, chọn Lịch, nằm trên bảng điều khiển bên trái, sau đó nhấp vào Cuộc họp mới.
- Một cửa sổ bật lên sẽ xuất hiện. Bạn có thể chọn ngày giờ cho cuộc họp.
- Khi hoàn tất việc lập lịch, hãy nhấp vào Cứu. Sau đó, cửa sổ bật lên sẽ đóng và bạn có thể gửi lời mời họp bằng Outlook.
Hỗ trợ lập lịch trình
Trên cửa sổ bật lên, bạn cũng có thể sử dụng chức năng của Hỗ trợ lập lịch trình. Tính năng này sẽ giúp bạn tìm thấy thời gian thích hợp cho tất cả các thành viên trong nhóm của bạn, bao gồm cả bạn.
Khi bạn chọn tùy chọn này, bạn sẽ có thể biết khi nào những người tham gia cuộc họp rảnh và khi nào họ bận. Màu xanh lam đậm thể hiện các khe thời gian khi chúng không có sẵn. Các khe màu xanh lam nhạt là thời gian có sẵn và các khe thời gian màu xám là giờ không làm việc của người tham gia.
Mời những người bên ngoài nhóm của bạn
Một trong những điều tuyệt vời về Microsoft Teams là bạn có thể mời những người bên ngoài tổ chức của mình tham gia cuộc họp.
Họ thậm chí không cần phải có giấy phép Microsoft Teams. Tất cả những gì bạn cần là tên và địa chỉ email của họ, và bạn có thể gửi lời mời. Đây là những gì bạn cần làm:
- Mở Thêm người tham dự bắt buộc trong biểu mẫu bật lên Cuộc họp Mới.
- Bấm vào Không bắt buộc.
- Nhập địa chỉ email của người đó.
- Bấm vào Mời, một lời mời qua email sẽ sớm đến hộp thư đến của họ.
Bạn cũng có thể lên lịch một cuộc họp sẽ diễn ra bên trong một kênh Nhóm cụ thể. Trên Cuộc họp mới biểu mẫu, chọn Thêm kênh. Sau khi thiết lập và gửi lời mời, bạn không thể thay đổi kênh.
Nếu cần thay đổi, bạn sẽ phải tạo lời mời mới. Ngoài ra, nếu cuộc họp diễn ra trên một kênh, tất cả mọi người là thành viên của nhóm đó sẽ có thể tham gia cuộc họp, ngay cả khi họ không nhận được lời mời.
Phiên bản miễn phí của Microsoft Teams
Trong trường hợp đang sử dụng phiên bản Teams miễn phí, bạn có thể tự hỏi tùy chọn lập lịch trong ứng dụng của mình ở đâu. Rất tiếc, trong phiên bản Microsoft Teams miễn phí, bạn không thể lên lịch họp.
Nhưng điều đó không có nghĩa là bạn không thể có một cuộc họp nào cả. Ứng dụng có Gặp gỡ ngay bây giờ tùy chọn khi bạn phải tập hợp nhóm một cách nhanh chóng.
Tất cả những gì bạn phải làm là nhấp vào biểu tượng máy ảnh bên cạnh Gặp gỡ bây giờ và sau đó chọn tất cả tên của những người sẽ tham dự cuộc họp. Tính năng này cũng có sẵn cho các tài khoản Nhóm dựa trên đăng ký.
Thông tin thêm về các cuộc họp nhóm của Microsoft
Bạn có thể có tối đa 250 người trong một cuộc họp Nhóm. Tuy nhiên, bạn không thể thấy mọi người tham gia cùng một lúc. Trước các bản cập nhật gần đây, bạn chỉ có thể thấy tối đa bốn người tham dự đang hoạt động trong một cuộc gọi. Bây giờ bạn có thể có chín người tham gia trên màn hình cùng một lúc. Nhưng bản cập nhật mới đã mang lại một số đổi mới thú vị khác.
Những người tham gia cuộc họp Microsoft Teams hiện có chất lượng âm thanh tốt hơn và nền tùy chỉnh cho cuộc họp. Bạn cũng có thể ghim video nếu cần tập trung nhiều hơn vào một người tham dự cuộc họp cụ thể. Các tính năng khác liên quan đến cuộc họp bao gồm sảnh ảo, chia sẻ màn hình và xử lý sự cố tương tác.
Mang (các) nhóm của bạn đến gần hơn
Có nhiều cách bạn có thể làm cho nơi làm việc của mình hiệu quả hơn bằng cách sử dụng Microsoft Teams. Nó chủ yếu là một ứng dụng chia sẻ tệp và dựa trên trò chuyện. Nhưng nó cũng là một công cụ tuyệt vời khi bạn cần tổ chức hội nghị truyền hình với nhóm của mình.
Lên lịch cuộc họp với Trợ lý lập lịch biểu giúp cho việc tìm kiếm thời điểm thích hợp trở nên thoải mái hơn nhiều. Và nếu ai đó không phải là thành viên của tổ chức hoặc nhóm của bạn, họ vẫn có thể tham gia. Chỉ cần gửi cho họ một lời mời qua email.
Bạn đã bao giờ tham dự Cuộc họp Nhóm Microsoft chưa? Hay đã lên lịch? Cho chúng tôi biết trong phần ý kiến dưới đây.