Gmail có nhiều tùy chọn email tiện dụng. Tuy nhiên, một thứ dường như thiếu là một tùy chọn chuyển đổi email sang PDF (Định dạng Tài liệu Di động). Một tùy chọn chuyển đổi PDF sẽ hữu ích để lưu các bản sao dự phòng của tin nhắn mà không cần lưu trữ chúng, vì tốc độ lưu trữ có thể trở nên quá lộn xộn. Tuy nhiên, ngay cả khi không có tùy chọn này nguyên bản, vẫn có một số cách để bạn có thể chuyển đổi email Gmail sang định dạng PDF.
Sao chép và dán nội dung email
Các phím nóng sao chép và dán (Control + C và Control + V tương ứng trên máy tính Windows và Command + C và Command + V trên máy Mac) cung cấp cho bạn một cách để lưu thư sang định dạng PDF. Bạn có thể sao chép tất cả nội dung văn bản của email và dán vào tài liệu xử lý văn bản. Sau đó, bạn có thể lưu tài liệu bao gồm email Gmail và chuyển đổi nó sang Định dạng Tài liệu Di động bằng một trong nhiều công cụ web chuyển đổi PDF. Không cần phải nói, phương pháp này không chỉ hoạt động với email Gmail.
Đầu tiên, mở một email Gmail và chọn tất cả nội dung của nó bằng con trỏ. Nhấn phím nóng Ctrl + C để sao chép nó vào khay nhớ tạm. Mở Notepad và nhấn Ctrl + V để dán văn bản của email Gmail. Điều đó sẽ xóa mọi định dạng văn bản và hình ảnh, vì vậy bây giờ bạn có thể sao chép và dán email từ Notepad vào một trình xử lý văn bản, chẳng hạn như Word. Sau đó, lưu tin nhắn trong trình xử lý văn bản.
Tiếp theo, mở công cụ chuyển đổi Định dạng Tài liệu Di động này trong trình duyệt của bạn. Nhấn vào Chọn tệp tin ở đó để chọn tài liệu mà bạn đã sao chép email vào. Nhấn vào Đổi để chuyển đổi tệp sang định dạng PDF.
Điều chỉnh Cài đặt in của Google Chrome
Tuy nhiên, sao chép và dán thư vào trình xử lý văn bản như đã nêu ở trên không phải là cách tốt nhất để chuyển đổi email Gmail sang Định dạng tài liệu di động. Đối với người mới bắt đầu, email mất tất cả các định dạng và hình ảnh của nó. Cũng có nhiều cách nhanh hơn để lưu email dưới dạng PDF. Cửa sổ xem trước bản in của Google Chrome cho phép bạn lưu thư Gmail dưới dạng tài liệu PDF.
Đầu tiên, mở email Gmail trong Google Chrome. Có một In tất cả ở trên cùng bên phải của email Gmail, hình trên. Nó trông giống như một máy in nhỏ. Nhấn vào In tất cả để mở cửa sổ hiển thị trong ảnh bên dưới.
Cửa sổ xem trước bản in bao gồm một Biến đổi mà bạn có thể chọn để định cấu hình máy in đích. nhấn Biến đổi để mở danh sách các điểm đến cho email. Ở đó bạn có thể chọn một Lưu dưới dạng PDF điểm đến, vì vậy hãy tiếp tục và chọn Lưu dưới dạng PDF và nhấp vào Cứu để chọn một thư mục để lưu tài liệu vào.
Bạn cũng có thể chọn một Lưu vào Google Drive tùy chọn nếu bạn có tài khoản lưu trữ đám mây Google Drive. Nhấn vào Biến đổi nút một lần nữa để mở danh sách đích và sau đó bạn có thể chọn Lưu vào Google Drive từ đó. nhấn Cứu trên cửa sổ xem trước bản in để lưu email vào bộ nhớ đám mây Google Drive của bạn. Thao tác đó sẽ lưu trực tiếp email vào Google Drive dưới dạng PDF.
Thêm Tiện ích mở rộng Lưu email vào PDF vào Chrome
Hoặc bạn có thể lưu email dưới dạng PDF bằng tiện ích mở rộng của Google Chrome. Lưu email thành PDF là một tiện ích mở rộng thêm tùy chọn PDF tiện dụng vào Gmail. Nhấn vào Thêm vào Chrome trên trang này để cài đặt tiện ích mở rộng. Sau đó, bạn có thể nhấn một Lưu vào trong Gmail.
Mở email để lưu dưới dạng Định dạng Tài liệu Di động. nhấn Lưu vào và chọn Lưu vào PDF. Khi bạn nhấn nút đó lần đầu tiên, bạn sẽ cần phải nhấp vào Tạo một tài khoản và chọn một tài khoản Google. Nhấn nút đó sau đó sẽ lưu email đã chọn dưới dạng PDF trong thư mục tải xuống mặc định của Chrome.
Để mở các tệp PDF trong Chrome, hãy nhấp vào Tùy chỉnh Google Chrome ở trên cùng bên phải của trình duyệt. Lựa chọn Tải xuống để mở danh sách các tệp, trong đó sẽ bao gồm các tin nhắn PDF đã lưu gần đây. Sau đó, bạn có thể nhấp vào một trong các tệp PDF trong Gmail được liệt kê ở đó để mở nó trong tab trình duyệt như bên dưới.
Chuyển đổi email sang PDF với Total Webmail Converter
Hoặc bạn có thể lưu thư Gmail thành PDF bằng Total Webmail Converter. Total Webmail Converter là phần mềm độc quyền cho phép bạn chuyển đổi thư Gmail từ tài khoản POP3 sang định dạng PDF. Phần mềm đang được bán lẻ với giá $ 49,90 trên trang web của nhà xuất bản. Đây là tùy chọn đắt nhất ở đây và nếu tất cả những gì bạn cần là khả năng cơ bản để chuyển đổi email Gmail sang PDF, thì Total Webmail Converter có lẽ nhiều hơn những gì bạn cần.
Khi bạn đã nhập chi tiết tài khoản máy chủ thư, phần mềm sẽ hiển thị các email Gmail mà bạn có thể chọn để chuyển đổi sang Định dạng tài liệu di động. Nhấn một PDF sẽ mở ra một cửa sổ Trình chuyển đổi WebMail mà từ đó bạn định cấu hình chuyển đổi PDF. Chương trình cũng cho phép bạn hợp nhất nhiều email thành một tệp PDF và Total Webmail Converter Pro chuyển đổi tài liệu đính kèm thành tin nhắn. Video YouTube này hướng dẫn bạn cách chuyển đổi thư Gmail sang PDF bằng phần mềm.
Vì vậy, bây giờ bạn có thể sao lưu email Gmail của mình bằng các bản sao PDF và khi bạn làm được điều đó, bạn có thể xóa nhiều thư hơn để giải phóng một số dung lượng Gmail. Để biết thêm chi tiết về cách thiết lập và chỉnh sửa tệp PDF, hãy xem hướng dẫn Tech Junkie này.