Các cuộc họp ảo là một cách tuyệt vời để giữ liên lạc với mọi người. Nhưng đôi khi trò chuyện video là không đủ. Điều gì xảy ra khi bạn cần chia sẻ điều gì đó với nhóm?
Microsoft Teams giúp dễ dàng hiển thị cho nhóm chính xác những gì bạn đang nói với tính năng Chia sẻ màn hình. Bạn có thể sử dụng nó, cho dù bạn đang sử dụng máy tính để bàn hay thiết bị di động của mình.
Giờ đây, bạn có quyền tự do tiến hành các cuộc họp mà không bỏ qua một nhịp hình ảnh nào.
Chia sẻ máy tính để bàn
Chia sẻ từ màn hình của bạn chỉ đơn giản bằng cách nhấn một nút duy nhất từ các điều khiển cuộc họp của bạn:
- Tìm biểu tượng Chia sẻ (trông giống như một mũi tên hướng lên được bao quanh bởi một hộp).
- Từ đó, bạn có thể chọn một cửa sổ, tệp PowerPoint, bảng trắng hoặc toàn bộ màn hình để chia sẻ.
- Đừng quên rằng bạn cần nhấp vào nút Dừng Chia sẻ khi hoàn tất, nếu không cửa sổ của bạn vẫn mở cho toàn bộ nhóm.
Hãy nhớ rằng phiên bản web của Teams cũng hoạt động hơi khác một chút. Nếu không sử dụng ứng dụng Máy tính để bàn, bạn cần phiên bản Microsoft Edge hoặc Google Chrome mới nhất để chia sẻ nhiều hơn màn hình của mình.
Người dùng Mac có thể thấy lời nhắc thay đổi cài đặt quyền riêng tư trước khi chia sẻ màn hình. Tuy nhiên, người dùng Linux đã không gặp may. Chia sẻ cửa sổ không có sẵn trên nền tảng.
Chia sẻ trang trình bày PowerPoint
Nếu bạn muốn chia sẻ bản trình bày PowerPoint, nó sẽ bắt đầu theo cách tương tự.
- Tìm các điều khiển cuộc họp của bạn và nhấp vào biểu tượng Chia sẻ.
- Chọn PowerPoint làm kiểu bạn muốn chia sẻ.
- Tiếp theo, bạn có thể chọn tệp của mình từ phần PowerPoint. Danh sách này đến từ các tệp gần đây nhất trên màn hình của bạn. Vì vậy, nếu bạn đã mở hoặc chỉnh sửa tệp trên OneDrive của mình hoặc trong trang SharePoint của nhóm của bạn, thì tệp đó sẽ được liệt kê ở đây.
Chọn một tệp từ danh sách được điền sẵn này cho phép tất cả những người tham gia cuộc họp xem các trang trình bày. Họ cũng có thể truy cập các tệp khi cuộc họp kết thúc.
Tuy nhiên, nếu bạn chọn một tệp từ tính năng Duyệt qua, quá trình sẽ hơi khác một chút. Nhóm của bạn vẫn có thể xem các trang trình bày, nhưng trước tiên, bạn nên tải tệp lên Nhóm cho cuộc họp. Đối với các cuộc họp kênh, tệp này đi vào tab Tệp trong kênh. Bất kỳ thành viên nào trong nhóm trên kênh đều có quyền truy cập vào tệp theo cách này. Tuy nhiên, các tệp cho các cuộc họp riêng tư sẽ lưu vào OneDrive của bạn. Chỉ những người tham gia cuộc họp riêng tư đó mới có quyền truy cập vào tệp PowerPoint.
Trao quyền kiểm soát các màn hình được chia sẻ
Đôi khi bạn cần làm việc cùng với các thành viên khác trong nhóm trong cuộc họp. Nếu bạn muốn người khác giúp bạn trình bày trên màn hình, bạn cần trao quyền kiểm soát cho họ. Tuy nhiên, đừng lo lắng vì cả hai bạn sẽ có quyền kiểm soát tệp trong cuộc họp.
- Di chuột ở đầu màn hình để hiển thị thanh công cụ chia sẻ. Nhấp vào nút Trao quyền kiểm soát và cuộn xuống người bạn muốn trao quyền kiểm soát.
- Nhấp vào tên của người đó để hoàn thành hành động.
Khi bạn làm như vậy, Microsoft Teams sẽ thông báo cho người đó biết rằng bạn đang chia sẻ quyền kiểm soát với họ. Sau đó, họ có thể thực hiện các chỉnh sửa, lựa chọn và nếu không sẽ sửa đổi màn hình được chia sẻ.
Lấy lại quyền kiểm soát dễ dàng bằng cách nhấp vào nút Take Back Control trên thanh công cụ.
Kiểm soát các màn hình được chia sẻ
Bạn có nghĩ rằng việc hỗ trợ người đó làm hồ sơ sẽ hữu ích không? Bạn có thể gửi yêu cầu kiểm soát khi người khác đang chia sẻ màn hình.
- Chỉ cần nhấp vào Yêu cầu Kiểm soát và đợi phản hồi của họ (nếu họ chưa bật khả năng này, nó sẽ chuyển sang màu xám như trong ảnh bên dưới.)
- Người chia sẻ màn hình có quyền tự do phê duyệt hoặc từ chối yêu cầu. Nếu họ chấp nhận, bạn có thể thực hiện nhiều việc khác nhau trong khi kiểm soát như chỉnh sửa, lựa chọn và sửa đổi.
- Khi bạn đã sẵn sàng ngừng chia sẻ quyền kiểm soát, hãy quay lại thanh công cụ và nhấp vào Kiểm soát phát hành.
Sử dụng âm thanh hệ thống trong khi chia sẻ
Đôi khi bạn cần chia sẻ âm thanh trong khi thuyết trình từ xa. Các nhóm giúp dễ dàng truyền âm thanh máy tính của bạn tới những người tham gia cuộc họp để chia sẻ các đoạn âm thanh hoặc phát video.
- Chọn biểu tượng Chia sẻ từ các điều khiển cuộc họp của bạn để bắt đầu chia sẻ âm thanh hệ thống của bạn.
- Nhấp vào nút Bao gồm Âm thanh Hệ thống để bắt đầu.
Hãy nhớ rằng tất cả âm thanh từ hệ thống của bạn sẽ chuyển qua Nhóm. Và điều đó bao gồm các thông báo mà bạn có thể muốn giữ ở chế độ riêng tư. Vì vậy, bạn nên tắt những thông báo đó đi - ít nhất là tạm thời!
Hãy nhớ rằng chia sẻ âm thanh hệ thống sẽ không hoạt động khi chia sẻ Bảng trắng hoặc tệp PowerPoint. Ngoài ra, do các giới hạn của ứng dụng, tính năng chia sẻ âm thanh chỉ hoạt động trên các thiết bị Windows.
Chia sẻ di động
Đôi khi bạn cần chia sẻ màn hình khi đang họp khi di chuyển. Các nhóm cũng cho phép bạn chia sẻ những gì bạn đang xem thông qua ứng dụng dành cho thiết bị di động!
- Để bắt đầu chia sẻ nội dung, hãy bấm vào ba dấu chấm cho Tùy chọn khác trên màn hình cuộc họp của bạn.
- Chọn biểu tượng Chia sẻ
- Chọn những gì bạn muốn chia sẻ. Các tùy chọn của bạn bao gồm video, ảnh và toàn bộ màn hình của bạn.
- Đi xuống cuối màn hình và nhấn vào Bắt đầu khi bạn sẵn sàng chia sẻ.
- Khi hoàn tất, hãy nhấn vào nút Dừng.
Chia sẻ thêm nội dung trong các cuộc họp nhóm của bạn
Ngày nay, khoảng cách không còn cản trở nội dung hay. Chia sẻ của bạn bất cứ khi nào bạn cần bằng cách nhấn vào một nút trong Microsoft Teams. Hoặc giao cho người khác quyền kiểm soát cuộc họp trong khi bạn tiếp tục trình bày. Cộng tác chưa bao giờ dễ dàng hơn thế!
Bạn có sử dụng tính năng Chia sẻ màn hình cho các cuộc họp Nhóm của mình không? Nó hoạt động như thế nào? Hãy cho chúng tôi biết về trải nghiệm của bạn trong phần bình luận bên dưới.