Hộp thư đến Gmail của bạn có đang vượt quá tầm kiểm soát không? Bạn muốn quản lý và tối ưu hóa nó một chút?
Gmail là một dịch vụ email miễn phí, tuyệt vời cung cấp một số tùy chọn tùy chỉnh để giúp cuộc sống của bạn dễ dàng hơn khi sử dụng dịch vụ. Nếu bạn đang cố gắng quản lý hộp thư đến của mình dễ dàng hơn thì học cách sử dụng bộ lọc là một cách tuyệt vời để làm điều đó.
Hãy cùng xem cách sắp xếp Gmail theo kích thước và một số mẹo khác để quản lý hộp thư đến Gmail của bạn.
Cách tìm kiếm trong Gmail theo kích thước
Kích thước là một trong nhiều thông số bạn có thể sử dụng để sắp xếp các email của mình. Nếu bạn là người thích chia sẻ và có nhiều tệp đính kèm, điều này có thể hữu ích. Hơn nữa, nếu bạn cần tạo không gian bằng cách xóa các email lớn, điều này sẽ giúp ích cho việc đó.
- Mở Gmail
- Định vị Tìm kiếm thư ở đầu Gmail
- Loại
kích thước: 5MBtrong Tìm kiếm thư sau đó nhấn Enter
Thao tác này sẽ trả về danh sách các email có kích thước lớn hơn 5MB. Bạn có thể sử dụng toán tử tìm kiếm để thực hiện các truy vấn có kích thước chính xác hơn, bao gồm cả ‘small_than’ và ‘large_than.’ Ví dụ: nhập thông tin sau vào hộp email tìm kiếm để tìm các email có kích thước từ 2MB đến 10MB.
Big_than: 2MB small_than: 10MB
Cách đặt hàng Google Drive theo kích thước
Các tệp đính kèm trong Gmail của bạn sử dụng phân bổ dung lượng Google Drive của bạn để bạn có thể thấy dễ dàng hơn khi quản lý trực tiếp Google Drive của mình. Chế độ xem Bộ nhớ có thể được sắp xếp theo kích thước theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần.
- Mở của bạn Google Drive
- Chọn các số dưới Kho trong bảng điều khiển bên trái
- Lựa chọn Bộ nhớ đã sử dụng ở trên cùng bên phải của màn hình tiếp theo để sắp xếp theo kích thước tệp theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần
Giờ đây, bạn có thể quản lý bộ nhớ của mình khi bạn thấy phù hợp, được sắp xếp từ tệp lớn nhất đến tệp nhỏ nhất hoặc từ tệp nhỏ nhất đến tệp lớn nhất.
Mẹo khác để quản lý Hộp thư đến Gmail của bạn
Sắp xếp theo kích thước tệp không phải là cách duy nhất để quản lý hộp thư đến của bạn - Gmail cung cấp một số cách lọc hộp thư đến của bạn để giúp tìm kiếm, sắp xếp và quản lý email của bạn dễ dàng hơn.
Lọc theo ngày trong Gmail
Nếu việc sắp xếp Gmail theo kích thước không phù hợp với bạn, vậy còn việc sắp xếp chúng theo ngày thì sao?
Điều này có thể rất hữu ích trong việc phân loại các email cũ hơn và xóa chúng. Chúng tôi có thể sử dụng bộ lọc tìm kiếm cho điều đó thay vì kích thước.
- Mở Gmail
- Loại
cũ hơn: 2018/05/09bên trong Tìm kiếm email cánh đồng - Đánh đi vào
Các lớn hơnnhà điều hành sẽ lọc tất cả các email cũ hơn ngày 9 tháng 5 năm 2018. Sau đó, bạn có thể xóa chúng theo yêu cầu. Tôi có xu hướng xóa mọi thứ cũ hơn một năm để giữ mọi thứ ngăn nắp. Nếu email quan trọng, tôi sẽ thêm nhãn để giữ an toàn. Phần còn lại dùng một lần.
Cách lọc các thư tương tự trong Gmail
Nếu bạn muốn lọc các thư tương tự như một email vì bạn nhận được nhiều email tương tự và muốn xử lý chúng theo cùng một cách, thì bạn có thể chỉ cần mở một email mẫu để sử dụng làm cơ sở cho bộ lọc của mình.
Bạn có thể lọc dựa trên một số tiêu chí và đặt quy tắc về thời điểm các email tương tự đến. Một ví dụ sẽ là nếu bạn nhận được nhiều email từ cùng một địa chỉ và bạn muốn Gmail tự động xóa tất cả các email khỏi người gửi.
- Mở email TỪ người gửi mà bạn muốn lọc
- Nhấp vào ba dấu chấm ở phía trên bên phải của email sẽ mở menu kéo xuống
- Từ menu kéo xuống, hãy chọn Lọc các tin nhắn như thế này
- Một hộp thoại sẽ xuất hiện
- Bấm vào Tạo bộ lọc
- Chọn hộp kiểm chỉ định tiêu chí bộ lọc
- Nhấp chuột Tạo bộ lọc
Bộ lọc này rất hiệu quả nhưng hãy kiểm tra kỹ những email nào đã được chọn để đảm bảo bộ lọc đang hoạt động như mong đợi.
Hoàn tác gửi
Nếu bạn đã từng gửi email chỉ để hối tiếc về sau hoặc nhận ra rằng bạn đã không bao gồm tệp đính kèm, bạn cần bật Hoàn tác gửi. Nó giống như một nút tạm dừng lưu trữ email trong một khoảng thời gian nhất định.
- Mở Gmail và chọn Cài đặt từ biểu tượng bánh răng ở trên cùng bên phải
- Chọn tab Chung
- Chọn hộp bên cạnh Hoàn tác gửi
- Đặt thời gian giới hạn: 5, 10, 20 hoặc 30 giây
- Nhấp chuột Lưu thay đổi ở dưới cùng
Tôi khuyên bạn nên đặt nó thành 30 giây và để nó ở đó.
Sử dụng Nhãn Gmail
Nhãn là một trong những điều thú vị nhất của Gmail. Chúng cho phép bạn gán các thư mục cho các email cụ thể để đánh dấu chúng trong một hộp thư đến bận rộn.
- Mở Gmail và chọn Cài đặt từ biểu tượng bánh răng ở trên cùng bên phải.
- Chọn Nhãn chuyển hướng.
- Nhấp chuột Tạo nhãn mới ở cuối trang
Bạn sẽ thấy các nhãn mới của mình xuất hiện trong ngăn bên trái của màn hình Gmail. Nếu chúng không rõ ràng ngay lập tức, hãy nhấp vào Hơn để hiển thị tất cả các nhãn.
Sử dụng Dấu sao để đánh dấu các email quan trọng
Các dấu sao trong Gmail giống như dấu ‘! Điểm đánh dấu quan trọng trong Outlook. Đầu tiên, có rất nhiều dấu sao bạn có thể sử dụng trong Gmail và khi được sử dụng đúng cách, chúng có thể làm cho việc phân loại email trở nên rất đơn giản. Bạn có thể gán các màu sao khác nhau cho những thứ khác nhau, giúp việc điều hướng Hộp thư đến trở nên dễ dàng.
- Mở Gmail và chọn Cài đặt từ biểu tượng bánh răng ở trên cùng bên phải.
- Ở trong Tổng quan chuyển hướng
- Cuộn xuống Các ngôi sao
- Nhấp chuột Lưu thay đổi ở dưới cùng.
Bây giờ bạn có thể nhấp vào một ngôi sao màu xám trong hộp thư đến của mình để tạo màu cho nó. Nhấp vào nó nhiều lần để làm việc theo cách của bạn thông qua các tùy chọn. Khi bạn cần lọc những email đó, hãy nhập ‘has: orange-star’ vào hộp tìm kiếm.
Lên lịch gửi email để gửi
Lập lịch email là một thủ thuật hữu ích vì nhiều lý do. Ví dụ: giả sử bạn muốn có vẻ như bạn đang làm việc trong khi bạn thực sự ở bãi biển. Bạn có thể hoàn thành công việc sớm và lên lịch gửi email đều đặn trong ngày để trông giống như bạn đang làm việc.
- Cài đặt Boomerang cho Gmail.
- Viết email của bạn như bình thường.
- Chọn Gửi sau ở dưới cùng thay vì Gửi.
- Chọn thời gian hoặc thời gian trễ và nhấn Gửi.
Bạn có thể đặt thời gian trễ hoặc chỉ định ngày giờ cụ thể với ứng dụng gọn gàng này. Tôi sử dụng nó mọi lúc!
Lời kết
Gmail là một trong những ứng dụng tốt nhất, nếu không các tốt nhất, có sẵn các dịch vụ email và người dùng có thể tận dụng nhiều công cụ, bộ lọc và các tùy chọn tùy chỉnh để cá nhân hóa và tối ưu hóa hộp thư đến Gmail của họ.
Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm các mẹo và thủ thuật Gmail, bài viết hay tiếp theo nên đọc sẽ là Cách tự động dọn sạch thùng rác trong Gmail hoặc Cách tự động gắn nhãn email trong Gmail.