Quản lý tài liệu là một trong những điều quan trọng nhất trong SharePoint. Trong kinh doanh, tài liệu thường là những thứ liên quan đến sự phát triển. Họ có thể bắt đầu trên OneDrive for Business và kết thúc tại Site Nhóm của tổ chức. Tài liệu thường thay đổi vị trí, vì vậy việc biết thông tin chi tiết của việc di chuyển tài liệu trong SharePoint là rất quan trọng.
Nhiều cách để làm điều đó
Tất cả những ai đã làm việc trong SharePoint đều biết rằng có nhiều cách để hoàn thành một nhiệm vụ cụ thể. Chuyển tài liệu cũng không ngoại lệ. Việc bạn kết thúc sử dụng File Explorer hay Migration Tool phụ thuộc vào một số yếu tố, chẳng hạn như số lượng tài liệu được di chuyển, tầm quan trọng của việc lưu giữ lịch sử phiên bản, siêu dữ liệu, v.v.
1. Trình khám phá tệp
Để di chuyển tài liệu bằng File Explorer, hãy mở cả thư viện tài liệu đích và nguồn (không quan trọng nếu đó là cùng một trang web). Lựa chọn Chương trình quản lý dữ liệu trong menu thả xuống. Điều này mở ra một chế độ xem thám hiểm cho từng thư viện. Sử dụng kéo - & - thả để di chuyển các mục giữa hai chế độ xem trình khám phá.
Bạn có thể di chuyển cả thư mục và tệp và giữ lại các loại nội dung nếu cả vị trí nguồn và đích đều có các loại nội dung được xác định. Phương pháp này cũng giữ lại siêu dữ liệu tùy chỉnh nếu cả vị trí nguồn và vị trí đích đều được xác định bằng cách sử dụng cùng một siêu dữ liệu.
Tuy nhiên, quy trình này là thủ công và nó giống như một bản sao hơn là một động tác, có nghĩa là bạn phải xóa các mục nguồn sau khi di chuyển. Nó không lưu giữ lịch sử phiên bản hoặc các thuộc tính được tạo, tạo bởi, sửa đổi và sửa đổi.
2. Di chuyển tới / Sao chép vào
Mặc dù hữu ích và đơn giản, Chuyển tới và Sao chép vào lệnh chỉ có sẵn trên SharePoint Online. Tùy chọn này cho phép bạn di chuyển tài liệu từ OneDrive for Business hoặc SharePoint đến đích trong SharePoint hoặc OneDrive. Chọn tệp và nhấp vào một trong hai lệnh. Các Chuyển tới tùy chọn sẽ di chuyển tài liệu của bạn với siêu dữ liệu và bảo vệ lịch sử phiên bản đến một thư mục khác trong cùng một thư viện, đến một thư viện khác hoặc đến một trang web khác.
Phương pháp này hoàn hảo cho người dùng cuối, vì nó đơn giản và dễ hiểu. Nó cho phép bạn sao chép và di chuyển cả tệp và thư mục. Điều tốt nhất là nó giữ lại các loại nội dung, lịch sử phiên bản siêu dữ liệu tùy chỉnh, và các thuộc tính được tạo ra, tạo ra, sửa đổi và sửa đổi. Các Sao chép để ra lệnh, tuy nhiên, chỉ giữ lại phiên bản mới nhất - nhược điểm chính rõ ràng là phương pháp này chỉ dành riêng cho SharePoint Online.
3. Quản lý nội dung và cấu trúc
Nếu bạn bật tính năng cơ sở hạ tầng xuất bản của SharePoint Server, bạn sẽ có thể thấy liên kết Quản lý nội dung và cấu trúc khi bạn điều hướng đến Quản trị trang web. Sử dụng tính năng này, bạn có thể di chuyển / sao chép tài liệu. Đây là một trong những thủ thuật tốt nhất sẽ giúp bạn di chuyển nhiều tài liệu đồng thời trong khi vẫn giữ lại lịch sử phiên bản, được tạo, tạo bởi, sửa đổi và sửa đổi theo thuộc tính. Loại nội dung và siêu dữ liệu cũng được giữ lại bằng cách sử dụng phương pháp này.
Tuy nhiên, bạn sẽ phải bật tính năng xuất bản. Ngay cả khi đó, bạn sẽ không thể di chuyển nhiều thư mục. Có lẽ nhược điểm lớn nhất của phương pháp này là bạn phải là chủ sở hữu trang web để sử dụng nó. Ồ, và nó chỉ hoạt động trong một trang web duy nhất.
4. Người tổ chức nội dung
Chỉ cần kích hoạt tính năng Trình tổ chức nội dung và sau đó chọn các quy tắc định tuyến mà bạn muốn sử dụng và đưa tài liệu bạn muốn chuyển vào thư viện thả ra. Phương pháp này cũng cho phép bạn di chuyển tài liệu đến bất kỳ trang web nào khác. Phải mất một lúc để cấu hình, nhưng bạn chỉ phải thực hiện một lần. Nó cũng giữ lại các loại nội dung và siêu dữ liệu tùy chỉnh.
Mặc dù không lưu lại lịch sử phiên bản và yêu cầu quản trị viên, nhưng nó có một tính năng hữu ích cho phép bạn định tuyến tài liệu của mình vào một thư mục.
5. Công cụ di chuyển SharePoint
Microsoft biết rằng việc di chuyển tài liệu trong SharePoint có thể hơi phức tạp. Đây là lý do tại sao công ty đã đưa ra Công cụ di chuyển SharePoint miễn phí. Công cụ này xử lý mọi thứ từ di chuyển quy mô nhỏ đến quy mô lớn có thể bao gồm tệp, thư mục và thậm chí danh sách từ trang SharePoint của bạn. Các mục được chuyển đến OneDrive hoặc SharePoint.
Lợi ích rõ ràng nhất của phương pháp này là khả năng xử lý di chuyển lớn của công cụ. Nó cũng rất có thể tùy chỉnh và giữ lại lịch sử phiên bản. Tuy nhiên, nó không tương thích với các phiên bản SharePoint trước năm 2013. Ngược lại, một số sản phẩm di chuyển của bên thứ ba có thể tùy chỉnh cao hơn đáng kể.
6. Sản phẩm của bên thứ ba
Hầu hết các sản phẩm di chuyển tài liệu chất lượng của bên thứ ba không phải là miễn phí, nhưng chúng có xu hướng hoạt động tuyệt vời, đặc biệt là đối với di chuyển quy mô lớn. Chúng có xu hướng có thể mở rộng và tùy biến cao. Hầu hết các sản phẩm này có khả năng giữ lại mọi thứ, bao gồm các loại nội dung, siêu dữ liệu, tất cả các thuộc tính và lịch sử phiên bản.
Mặt khác, phương pháp này không tốn tiền. Khi bạn xem xét thực tế là bạn đang trả tiền cho một công cụ sẽ giúp bạn di chuyển tài liệu, bạn sẽ bắt đầu tự hỏi tại sao SharePoint chưa có tùy chọn thân thiện với người dùng. Một nhược điểm khác ở đây là các sản phẩm của bên thứ ba yêu cầu quản trị viên để định cấu hình và chạy chúng.
7. Giải pháp tùy chỉnh
Cuối cùng, bạn có thể viết mã giải pháp tùy chỉnh của riêng mình thông qua nhiều kỹ thuật như API REST. Người dùng cuối không phải định tuyến bất cứ thứ gì, bạn có thể tùy chỉnh bao nhiêu tùy thích và bạn có thể đảm bảo rằng mọi thứ được lưu giữ trong tài liệu. Mặt khác, bạn phải có khả năng viết mã và dành một chút thời gian để viết và duy trì mã, điều này có thể đặc biệt phức tạp vào khoảng thời gian cập nhật sản phẩm.
Chọn phương pháp của bạn
Thậm chí còn có nhiều phương pháp để di chuyển tài liệu trong SharePoint, nhưng những phương pháp này sẽ đáp ứng hầu hết các nhu cầu của bạn. Trước tiên, hãy cân nhắc những gì bạn cần và bạn sẽ sớm biết chính xác phương pháp nào để sử dụng cho từng loại.
Bạn thích phương pháp nào trong số những phương pháp này? Bạn đã sử dụng nhiều hơn một? Bàn luận.