Hình ảnh 1 trên 6
Hàng triệu người sử dụng Microsoft Outlook để quản lý email và lịch của họ, cả ở cơ quan và ở nhà. Đó là minh chứng cho tính hữu ích của nó, nhưng sự thật là ít người thực sự biết cách tận dụng tối đa các tính năng của nó.
Học một vài thủ thuật đơn giản có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian, giúp bạn làm việc hiệu quả hơn và thậm chí đồng bộ hóa cuộc sống ở nhà và nơi làm việc của bạn. Những thủ thuật này hướng đến Outlook 2013, 2016, 2019 và Microsoft 365, nhưng nhiều mẹo cũng áp dụng cho các phiên bản Outlook cũ hơn.
Mẹo số 1: Loại bỏ tính năng nhập lặp lại bằng các phần nhanh
Nếu bạn thường xuyên cần nhập một khối văn bản tiêu chuẩn, bạn có thể lưu nó dưới dạng “Phần nhanh” để dễ dàng chèn vào email của bạn.
- Đánh dấu văn bản trong cửa sổ soạn nhạc.
- Nhấn vào "Chèn" để triển khai menu ruy-băng.
- Lựa chọn "Phần nhanh" và lựa chọn “Lưu lựa chọn vào thư viện Bộ phận nhanh. ”
- Nhấp chuột "VÂNG" trong khung bật lên để lưu cụm từ Phần nhanh mới.
Trong tương lai, khi bạn bắt đầu nhập cùng một khối văn bản, bạn sẽ thấy nó bật lên dưới dạng đề xuất. Đánh "trở lại" để chèn văn bản đầy đủ. Bạn cũng có thể chọn cụm từ của mình bằng chuột bằng cách sử dụng "Phần nhanh" trình đơn thả xuống. Nhấp chuột phải vào nó để có các tùy chọn vị trí hoặc chỉnh sửa và quản lý Phần nhanh và các “khối xây dựng” khác.
Mẹo số 2: Viết tin nhắn để gửi vào một thời điểm trong tương lai
Nếu bạn có một số tin tức hoặc thư mà bạn không muốn chia sẻ ngay lập tức, Outlook cho phép bạn hoãn gửi cho đến một thời gian cụ thể.
- Viết email của bạn và thêm người nhận của bạn. Chuẩn bị sẵn sàng mọi thứ để gửi như bình thường.
- Nhấp vào “tab“ Tùy chọn ”. Một menu flyout sẽ xuất hiện bên dưới nó.
- Bấm vào “Giao hàng chậm trễ” hoặc chọn biểu tượng mũi tên nhỏ trong “Gửi" , tùy thuộc vào phiên bản Outlook và hệ điều hành của bạn.
- Trong khung bật lên, hãy chọn ngày và giờ bạn muốn người nhận nhận email, sau đó nhấp vào "Đóng" hoặc là "Gửi" tùy thuộc vào phiên bản Outlook và hệ điều hành của bạn.
- Nhấp chuột "Gửi" khi hoàn thành.
- Nếu bạn đang sử dụng máy chủ Exchange, bây giờ bạn có thể đóng Outlook. Nếu đang sử dụng POP hoặc IMAP, bạn sẽ phải để ứng dụng mở cho đến khi hết thời gian gửi được chỉ định.
Bạn cũng có thể cập nhật ngày và giờ hoặc xóa hoàn toàn tin nhắn trước khi nó được gửi đi. Tham quan "Bản nháp" thư mục và nhấp vào “Hủy gửi.” Sau đó, bạn có thể tạo lại tin nhắn và gửi nó vào một ngày hoặc giờ mới.
Mẹo # 3: Tạo một thư mục cho các Tìm kiếm Phổ biến
Bạn luôn có thể tìm kiếm thư mục hiện tại bằng cách nhập các từ hoặc cụm từ vào trường tìm kiếm, được tìm thấy phía trên danh sách thư. Tuy nhiên, đối với các cụm từ được tìm kiếm thường xuyên, bạn có thể đơn giản hóa công việc với "Tìm kiếm" thư mục.
Đi đến "Thư mục" tab và nhấp chuột phải vào “Thư mục Tìm kiếm” để tạo một. Chọn từ nhiều mẫu khác nhau (email từ những người cụ thể, thư được đánh dấu là quan trọng, v.v.) hoặc thiết lập tiêu chí của riêng bạn bằng cách sử dụng “Tạo một thư mục tìm kiếm tùy chỉnh” lựa chọn.
Thư mục tìm kiếm mới của bạn xuất hiện trong ngăn thư mục ở phía bên trái của cửa sổ Outlook; bấm vào nó để xem các tin nhắn đáp ứng các điều kiện đã chọn của bạn. Nhấp chuột phải và chọn "Đổi tên thư mục" để đặt cho nó một cái tên thuận tiện.
Mẹo số 4: Tự động hóa công việc định kỳ bằng các bước nhanh
Nếu bạn thấy mình thường xuyên thực hiện một nhiệm vụ cụ thể, chẳng hạn như chuyển tiếp email đến cho đồng nghiệp hoặc mời một nhóm người nhận tham gia cuộc họp, thì Các bước nhanh có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian. Bạn sẽ tìm thấy một tập hợp các Các bước nhanh ở giữa của Trang chủ , nhưng sức mạnh thực sự của tính năng này đến từ việc xác định tính năng của riêng bạn.
Nhấp vào mũi tên thả xuống và chọn “Bước nhanh mới” để tạo một chuỗi hành động tùy chỉnh có thể phân loại, di chuyển, gắn cờ và xóa thư chỉ bằng một lần chạm chuột của bạn.
Nhấp vào mũi tên kéo ra, được tìm thấy ở phần dưới cùng bên phải trong “Các bước nhanh” nhóm ruy-băng, mở một hộp thoại mà từ đó bạn có thể sao chép và chỉnh sửa các phím tắt để bạn có thể tạo một loạt các biến thể trên một chủ đề.
Mẹo # 5: Sắp xếp Thư của bạn với Quy tắc và Định dạng có Điều kiện
Các 'Quy tắc' thả xuống trong 'Di chuyển' phần của 'Trang chủ' tab cung cấp các tùy chọn để tạo và quản lý các quy tắc để tự động xử lý thư khi chúng đến. Nếu bạn chọn một tin nhắn trước khi nhấp vào, nó sẽ đề nghị tạo một quy tắc ảnh hưởng đến các tin nhắn tương tự. Lựa chọn “Tạo quy tắc” và bạn sẽ được cung cấp tùy chọn để đặt tất cả các loại tiêu chí cần kiểm tra, bao gồm người gửi, người nhận, kích thước, ngày, v.v. Bạn sẽ chọn điều gì sẽ xảy ra với các email phù hợp với tiêu chí đã đặt.
Một tính năng tương tự là Định dạng có điều kiệnmà bạn sẽ tìm thấy bằng cách nhấp vào "Giao diện cài đặt" folowed bởi "Quang cảnh" chuyển hướng. Thao tác này không di chuyển hoặc xử lý thư, nhưng nó hiển thị các email phù hợp với các tiêu chí nhất định bằng phông chữ và màu sắc được chỉ định, vì vậy bạn có thể phát hiện chúng ngay lập tức trong hộp thư đến của mình.
Mẹo số 6: Tự động xóa các tin nhắn không cần thiết
Nếu bạn muốn tiết kiệm dung lượng hoặc dọn dẹp đường dẫn email khó sử dụng, Dọn dẹp công cụ trong Outlook 2013 trở lên có thể trợ giúp. Nó phân tích một cuộc trò chuyện email hoàn chỉnh và xóa mọi thư đã được trích dẫn toàn bộ bên trong thư tiếp theo — theo cách đó, bạn vẫn có thể xem những gì đã được nói bằng cách kiểm tra các thư tiếp theo.
Để sử dụng Dọn dẹp, nhấp vào menu thả xuống của nó trên "Trang chủ" và chọn xem bạn muốn sắp xếp một cuộc trò chuyện hay toàn bộ thư mục. Để thực hiện kiểm soát thêm đối với cài đặt của bạn, hãy nhấp vào “Cài đặt” bên trong cảnh báo bật lên để chọn loại thư nào nên được chọn và loại nào nên để riêng.
Mẹo số 7: Ủy quyền quyền truy cập vào thư và lịch của bạn
Nếu một tình huống hoặc sự kiện cụ thể yêu cầu bạn cung cấp quyền truy cập tài khoản Outllok cho người khác, bạn có thể tạm thời để người khác quản lý hộp thư đến và các cuộc hẹn của mình. Để thiết lập điều này, hãy mở "Tập tin" , sau đó nhấp vào “Cài đặt tài khoản” thả xuống và chọn “Quyền truy cập ủy quyền.” Nhấp chuột "Cộng" và nhập tên của người (hoặc những người) mà bạn muốn cấp quyền truy cập.
Bạn sẽ thấy một tập hợp các danh sách thả xuống cho các quyền. Cài đặt mặc định cho phép người được ủy quyền của bạn truy cập và cập nhật lịch cũng như danh sách công việc của bạn, trong khi email và danh bạ vẫn ở chế độ riêng tư. Bạn có thể điều chỉnh các quyền theo nhu cầu của mình.
Ghi chú: Người được ủy quyền phải đang sử dụng cùng phiên bản Outlook với bạn và các mục bạn muốn họ truy cập phải được lưu trữ trên máy chủ Exchange. Người được ủy quyền sẽ không có quyền truy cập vào hộp thư nằm trên ổ cứng của bạn.
Mẹo # 8: Quản lý biên nhận đã đọc
Rất may, Outlook đủ hoạt động tốt để yêu cầu quyền trước khi gửi xác nhận đã đọc; bạn có thể tùy chỉnh hành vi của nó hơn nữa bằng cách nhấp vào "Tập tin" tab, mở "Tùy chọn," chọn "Thư" xem và cuộn xuống 'Theo dõi' tiết diện. Để định cấu hình tần suất gửi yêu cầu biên nhận, hãy chọn "luôn" hoặc là "không bao giờ," hoặc định cấu hình cài đặt yêu cầu biên nhận của riêng bạn.
Một tùy chọn hữu ích là khả năng yêu cầu biên lai gửi, xác nhận email của bạn đã đến được máy chủ thư của người nhận mà không cần thông báo khi email thực sự được mở.
Mẹo # 9: Múi giờ
Nếu bạn đi công tác, bạn sẽ biết sự thất vọng khi các cuộc họp và cuộc hẹn trong Outlook hiển thị sai giờ địa phương. Rất may, bạn có thể kiểm soát múi giờ từ trong cài đặt của mình. Ở dưới "Tập tin," tìm kiếm "Tùy chọn" và chọn "Lịch" để mở của bạn "Múi giờ" cài đặt. Sau khi bạn đã thay đổi múi giờ địa phương của mình, dấu thời gian email và mục lịch sẽ được hiển thị với độ lệch thích hợp.
Bạn cũng có thể định cấu hình múi giờ thứ hai để hiển thị, chẳng hạn như bạn có thể theo dõi mấy giờ về nhà hoặc xem mấy giờ của đồng nghiệp ở nước ngoài để đảm bảo rằng bạn nắm bắt được họ trong giờ hành chính và đừng ' t liên lạc với họ vào một thời điểm bất tiện trong ngày. Nhấp chuột “Hoán đổi múi giờ” để dễ dàng chuyển từ vị trí này sang vị trí khác.
Mẹo # 10: Sử dụng Tính năng Sticky Notes
Outlook bao gồm tính năng ghi chú cố định được tích hợp sẵn để giúp nhắc nhở bạn hoặc ghi chú những thông tin quan trọng. nhấn “Ctrl + Shift + N” từ bất kỳ đâu trong giao diện Outlook để tạo ghi chú mới, ghi chú này có thể được kéo và định vị ở bất kỳ đâu trên màn hình. Theo mặc định, các ghi chú xuất hiện bằng màu vàng nhạt, nhưng bạn có thể gán chúng vào các danh mục, điều này khiến chúng chuyển sang màu liên quan.
Để quản lý ghi chú của bạn, hãy nhấp vào "Ghi chú" biểu tượng ở cuối 'Quang cảnh' bảng điều khiển. Từ đó, bạn có thể sao chép, sắp xếp và in các ghi chú. Bạn cũng có thể tìm kiếm các ghi chú có chứa văn bản cụ thể thông qua trường ở trên cùng bên phải của cửa sổ.
Mẹo # 11: Email được mã hóa
Nếu bạn muốn chứng minh thư thực sự là của bạn, Outlook có thể ký mật mã vào email của bạn. Bạn thậm chí có thể tiến thêm một bước nữa và mã hóa văn bản và tệp đính kèm để chỉ những người nhận mà bạn đã chia sẻ khóa mới có thể đọc chúng. Để thiết lập điều này, hãy mở “Cài đặt Trung tâm Tin cậy” bằng cách nhấp vào “Tập tin | Tùy chọn | Trung tâm Tin tưởng" và lựa chọn "Bảo mật e-mail."
Mã hóa email và thêm chữ ký điện tử dễ dàng như đánh dấu vào các ô có liên quan, nhưng bạn sẽ cần tạo và nhập ID kỹ thuật số nếu bạn chưa có. Nhấp chuột “Nhận một ID kỹ thuật số…” để xem các liên kết đến một loạt các nhà cung cấp, bao gồm Comodo, công ty cung cấp chứng chỉ email miễn phí.