Nếu bạn sử dụng Google Trang tính cho doanh nghiệp hoặc cho một tổ chức, thì việc khóa hoặc bảo vệ nội dung theo cách khác là chìa khóa. Việc sửa đổi hoặc xóa ngẫu nhiên, các thay đổi độc hại hoặc các lỗi hoặc lỗi nói chung đều có thể khiến bạn mất công việc của mình và mặc dù Google vẫn giữ một bản sao lưu của nó, nhưng vẫn lãng phí thời gian. Nếu bạn muốn hạn chế chỉnh sửa cho các ô cụ thể hoặc bảo vệ các khía cạnh khác của Google Trang tính, thì hướng dẫn này là dành cho bạn.
Google Trang tính tương đương với Excel và cung cấp một số công cụ bảng tính cơ bản nhưng vẫn mạnh mẽ trên đám mây. Tôi sử dụng Google Trang tính và Tài liệu rất nhiều. Mặc dù không có gì để xem, nhưng chúng chứa tất cả các công cụ thiết yếu cần thiết cho năng suất. Chúng có thể không chuyên sâu như Office hoặc có nhiều chức năng nhưng trừ khi bạn là kế toán hoặc người quản lý dự án, bạn sẽ không sử dụng một nửa số công cụ đi kèm với Office.
Có một số cách để bảo vệ công việc của bạn trong Google Trang tính. Tôi sẽ chỉ cho bạn một số trong số chúng.
Khóa các ô trong Google Trang tính
Để hạn chế chỉnh sửa cho các ô cụ thể trong Google Trang tính, bạn khóa chúng. Bằng cách đó, chỉ bạn hoặc người nào đó bạn thêm vào danh sách được phê duyệt mới có thể sửa đổi các ô đó. Tất cả những người có quyền xem và nhìn thấy chúng nhưng không được sửa đổi chúng. Đó là một cách thực tế để kiểm soát ai thực hiện những gì với tài liệu của bạn.
Có hai cách chính để làm điều này. Bạn có thể chọn các ô và khóa chúng hoặc chọn toàn bộ trang tính và thêm các ngoại lệ. Tôi sẽ chỉ cho bạn phương pháp đầu tiên ở đây và phương pháp ngoại lệ sau một phút nữa.
- Mở trang tính của bạn và chọn phạm vi ô bạn muốn khóa.
- Chọn Dữ liệu và Trang tính được bảo vệ và phạm vi. Một thanh menu sẽ xuất hiện ở bên phải.
- Đặt tên có ý nghĩa cho khóa và chọn Đặt quyền.
- Chọn Hạn chế người có thể chỉnh sửa phạm vi này và đặt thành Chỉ Bạn hoặc thêm những người khác từ tùy chọn Tùy chỉnh.
- Chọn Xong sau khi hoàn tất.
Bạn có thể thêm những người khác bằng địa chỉ Gmail của họ hoặc chọn từ danh sách tùy thuộc vào cách bạn thiết lập Google Trang tính. Sau khi hoàn tất, các ô bạn đã chỉ định sẽ bị khóa đối với bất kỳ ai trừ những người bạn cấp quyền. Khóa ẩn cho đến khi ai đó cố gắng sửa đổi khóa mà không có trong danh sách.
Nếu không muốn khóa hoàn toàn các ô, bạn có thể hiển thị thông báo cảnh báo. Điều này cho phép bạn thông báo cho người chỉnh sửa rằng (các) ô mà họ sắp sửa là quan trọng và phải hết sức cẩn thận.
- Mở trang tính của bạn và chọn phạm vi ô bạn muốn khóa.
- Chọn Dữ liệu và Trang tính được bảo vệ và phạm vi. Một thanh menu sẽ xuất hiện ở bên phải.
- Đặt tên cho khóa và chọn Đặt quyền.
- Chọn Hiển thị cảnh báo khi chỉnh sửa phạm vi này.
- Chọn Xong.
Với cài đặt này, bất kỳ ai chuẩn bị chỉnh sửa ô được bảo vệ sẽ thấy cảnh báo bật lên cho họ biết ‘Cảnh báo! Bạn đang cố gắng chỉnh sửa một phần của trang tính này mà bạn không nên vô tình thay đổi. Vẫn chỉnh sửa? ’Ngoài ra còn có một nút OK cụ thể để đảm bảo rằng người chỉnh sửa thực sự muốn thay đổi ô. Điều này rất hữu ích để nhắc những người bạn tin tưởng chỉnh sửa Trang tính của bạn rằng những ô cụ thể đó cần được chăm sóc thêm.
Khóa toàn bộ Google Trang tính
Nếu khóa các ô là không đủ, bạn có thể khóa toàn bộ Google Trang tính để làm cho nó chỉ đọc cho tất cả mọi người trừ những người dùng được phê duyệt. Nó tuân theo một quy trình tương tự như trên nhưng hiển thị toàn bộ trang tính không thể chạm tới thay vì các ô cụ thể. Nếu bạn đang trình bày hoặc chia sẻ Trang tính của mình và không muốn Trang tính bị xáo trộn, thì đây là cách bạn bảo vệ Trang tính.
- Mở trang tính bạn muốn khóa.
- Chọn Dữ liệu và Trang tính được bảo vệ và phạm vi. Một thanh menu sẽ xuất hiện ở bên phải.
- Chọn chuyển đổi Trang tính thay vì Phạm vi.
- Chọn trang tính cụ thể nếu có nhiều hơn một trang tính.
- Chọn Đặt quyền và thêm người dùng có thể chỉnh sửa.
- Chọn Xong.
Bạn có thể sử dụng cách sắp xếp tương tự như khóa ô liên quan đến khóa hoặc cảnh báo. Nó sử dụng cùng một thiết lập như trên nên tôi sẽ không làm bạn khó chịu khi lặp lại nó.
Thêm ngoại lệ ô vào một Trang tính bị khóa
Tôi đã đề cập ở trên rằng có một cách thứ hai để khóa các ô và đó là khóa toàn bộ Trang tính nhưng thêm các ô như một ngoại lệ. Nếu bạn có một trang tính lớn và chỉ có một hoặc một vài ô để khóa, đây có thể là cách đơn giản nhất để thực hiện. Đây là cách thực hiện:
- Làm theo quy trình trên để khóa toàn bộ Google Trang tính nhưng dừng trước Bước 6.
- Chọn Ngoại trừ các ô nhất định bên dưới bộ chọn Trang tính.
- Thêm các ô bạn muốn vẫn có thể chỉnh sửa trong hộp bên dưới. Tiếp tục cho đến khi tất cả các ô được bao gồm.
- Chọn Đặt quyền và tiếp tục từ đó.
Bạn có thể thêm các phạm vi riêng lẻ bằng cách chọn một nhóm và sau đó chọn liên kết Thêm một phạm vi khác bên dưới. Bạn có thể lặp lại càng nhiều càng tốt để bảo mật hoàn toàn Trang tính của mình.
