Phát hiện ra rằng tệp Excel mà bạn đang làm việc vẫn chưa được lưu do lỗi kỹ thuật, điều đó thật khó nói. Việc nhận ra các chỉnh sửa mà bạn đang thực hiện đối với một tệp đều sai cũng không phải là điều dễ chịu. Rất may, trong hầu hết các trường hợp, bạn có thể khôi phục phiên bản tệp trước đó, cho dù nó đã được lưu hay chưa.
Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách khôi phục các phiên bản tệp Excel trước trên Mac, Windows 10, qua SharePoint, Teams và OneDrive. Đọc tiếp để tìm hiểu cách tránh ghi lại toàn bộ tệp.
Cách khôi phục phiên bản trước của tệp Excel trong Windows 10
Nếu bạn cần khôi phục phiên bản đã lưu trước đó của tệp Excel trên Windows 10, hãy làm theo các bước bên dưới:
- Mở phiên bản đã lưu mới nhất của tệp Excel mà bạn muốn khôi phục
.
- Nhấp vào “Tệp”, sau đó chọn “Thông tin” từ menu thả xuống.
- Tìm phần “Quản lý sổ làm việc” và tìm phiên bản tệp bạn muốn khôi phục.
- Nhấp vào “Khôi phục” để ghi đè lên phiên bản hiện tại. Ngoài ra, hãy nhấp vào “So sánh” để so sánh các phiên bản mà không ghi đè lên phiên bản hiện tại.
Nếu bạn cần khôi phục một phiên bản chưa được lưu, đây là những gì bạn cần làm:
- Mở phiên bản tệp đã lưu mới nhất và nhấp vào “Tệp” ở trên cùng.
- Từ menu thả xuống, hãy chọn “Thông tin”, sau đó chọn “Quản lý sổ làm việc”.
- Chọn “Khôi phục sổ làm việc chưa được lưu”.
- Bạn sẽ thấy danh sách các tệp chưa được lưu gần đây. Chọn tệp bạn muốn khôi phục và nhấp vào “Mở”.
- Chọn cách bạn muốn lưu tệp.
Cách khôi phục phiên bản trước của tệp Excel trên máy Mac
Nếu bạn cần khôi phục phiên bản trước của tệp luôn được mở, bạn có thể hoàn tác các thay đổi bằng phím tắt “Command” + “Z”. Tuy nhiên, bạn sẽ cần sử dụng phím tắt nhiều lần nếu bạn đã thực hiện nhiều thay đổi. Nếu đang xử lý tệp đã được lưu và đóng, bạn có thể khôi phục phiên bản trước bằng cách làm theo các hướng dẫn sau:
- Mở phiên bản được lưu cuối cùng của tệp Excel mà bạn muốn khôi phục.
- Di chuột qua tab “Tệp”, sau đó qua “Khôi phục” trong menu thả xuống.
- Chọn “Khôi phục đến Lưu lần cuối để khôi phục.”
- Bạn sẽ thấy danh sách tất cả các phiên bản tệp Excel. Tìm phiên bản bạn muốn khôi phục.
- Nếu bạn muốn thay thế phiên bản tệp hiện tại bằng phiên bản trước đó, hãy chọn “Khôi phục”. Nếu bạn muốn lưu phiên bản trước mà không ghi đè lên tệp hiện tại, hãy nhấn nút Tùy chọn, sau đó chọn “Khôi phục bản sao”.
Cách khôi phục phiên bản trước của tệp Excel từ SharePoint
Nếu bạn đang sử dụng máy chủ SharePoint, bạn thật may mắn. Bạn có thể dễ dàng khôi phục cả phiên bản tệp Excel đã lưu và chưa lưu. Để khôi phục tệp Excel, hãy làm theo các bước bên dưới:
- Khởi chạy SharePoint và điều hướng đến danh sách hoặc thư viện chứa tệp bạn muốn khôi phục từ thanh Khởi động nhanh. Nếu bạn không thấy thư viện hoặc tên danh sách, hãy nhấp vào “Nội dung trang”, sau đó nhấp vào “Xem tất cả nội dung trang” và cuộn qua danh sách.
- Nhấp chuột phải vào tên hoặc ngày của tài liệu và chọn “Lịch sử Phiên bản” từ menu. Trước tiên, bạn có thể phải nhấp vào biểu tượng ba chấm, sau đó chọn “Lịch sử phiên bản”.
- Cuộn qua danh sách phiên bản tệp cho đến khi bạn tìm thấy tệp mong muốn. Nhấp vào biểu tượng mũi tên bên cạnh thời gian sửa đổi.
- Nhấp vào “Xem” để mở phiên bản hoặc “Khôi phục” để mở và lưu nó.
Cách khôi phục phiên bản trước của tệp Excel từ nhóm
Bạn không thể truy cập các phiên bản trước của tệp Excel trực tiếp thông qua Microsoft Teams. Tuy nhiên, bạn có thể mở tệp qua ứng dụng khác và khôi phục tệp đó ở đó. Đây là cách làm như vậy:
- Điều hướng đến tab “Tệp” trong Nhóm.
- Tìm tệp bạn muốn khôi phục và nhấp vào biểu tượng ba chấm ở bên phải từ tên của tệp để xem Tùy chọn.
- Nhấp vào “Mở trong SharePoint” nếu bạn đang sử dụng SharePoint ”hoặc“ Mở trong Excel ”nếu bạn không sử dụng.
Nếu bạn đã mở tệp trong SharePoint, các bước tiếp theo như sau:
- Nhấp chuột phải vào “Tệp” và chọn “Lịch sử Phiên bản” từ menu. Trước tiên, bạn có thể phải nhấp vào biểu tượng ba chấm, sau đó chọn “Lịch sử phiên bản”.
- Cuộn qua danh sách phiên bản tệp cho đến khi bạn tìm thấy phiên bản mong muốn. Nhấp vào biểu tượng mũi tên bên cạnh thời gian sửa đổi.
- Nhấp vào “Xem” để mở phiên bản hoặc “Khôi phục” để mở và lưu nó.
Nếu bạn đã mở tệp trong Excel trên máy Mac:
- Di chuột qua tab “Tệp”, sau đó qua “Khôi phục” trong menu thả xuống.
- Chọn “Khôi phục đến Lưu lần cuối để khôi phục.”
- Bạn sẽ thấy danh sách tất cả các phiên bản tệp Excel. Tìm phiên bản bạn muốn khôi phục.
- Nếu bạn muốn thay thế phiên bản tệp hiện tại bằng phiên bản trước đó, hãy chọn “Khôi phục”. Nếu bạn muốn lưu phiên bản trước mà không ghi đè lên tệp hiện tại, hãy nhấn nút Tùy chọn, sau đó chọn “Khôi phục bản sao”.
Trên Windows 10, các bước hơi khác một chút:
- Nhấp vào “Tệp”, sau đó chọn “Thông tin” từ menu thả xuống.
- Tìm phần “Quản lý sổ làm việc” và tìm phiên bản tệp bạn muốn khôi phục.
- Nhấp vào “Khôi phục” để ghi đè lên phiên bản hiện tại. Ngoài ra, hãy nhấp vào “So sánh” để so sánh các phiên bản mà không ghi đè lên phiên bản hiện tại.
Cách khôi phục phiên bản trước của tệp Excel từ OneDrive
- Khởi chạy OneDrive và đăng nhập bằng tài khoản Microsoft của bạn.
- Tìm phiên bản đã lưu cuối cùng của tệp Excel mà bạn muốn khôi phục và nhấp chuột phải vào nó. Ngoài ra, hãy mở tệp và chọn “Thêm” từ menu ở trên cùng.
- Nhấp vào “Lịch sử Phiên bản”.
- Bạn sẽ thấy danh sách các phiên bản tệp. Tìm một trong những bạn muốn khôi phục, nhấp vào biểu tượng ba chấm bên cạnh nó và chọn “Khôi phục”. Trong phiên bản OneDrive cũ hơn, hãy nhấp vào biểu tượng mũi tên bên cạnh tên phiên bản và chọn “Khôi phục”.
Cách khôi phục phiên bản trước của tệp Excel từ Office 365
Tính năng khôi phục tệp trong Excel không thay đổi một chút nào kể từ bản phát hành Office 365. Hướng dẫn khôi phục phiên bản tệp trước đó không khác nhau tùy thuộc vào phiên bản Excel mà tùy thuộc vào thiết bị của bạn. Trên Mac, hãy làm theo các bước dưới đây:
- Mở phiên bản được lưu cuối cùng của tệp Excel mà bạn muốn khôi phục.
- Di chuột qua tab “Tệp”, sau đó qua “Khôi phục” trong menu thả xuống.
- Chọn “Khôi phục đến Lưu lần cuối để khôi phục.”
- Bạn sẽ thấy danh sách tất cả các phiên bản tệp Excel. Tìm phiên bản bạn muốn khôi phục.
- Nếu bạn muốn thay thế phiên bản tệp hiện tại bằng phiên bản trước đó, hãy chọn “Khôi phục”. Nếu bạn muốn lưu phiên bản trước mà không ghi đè lên tệp hiện tại, hãy nhấn nút Tùy chọn, sau đó chọn “Khôi phục bản sao”.
Trên PC chạy Windows 10, hãy làm theo hướng dẫn bên dưới:
- Mở phiên bản đã lưu mới nhất của tệp Excel mà bạn muốn khôi phục.
- Nhấp vào “Tệp”, sau đó chọn “Thông tin” từ menu thả xuống.
- Tìm phần “Quản lý sổ làm việc” và tìm phiên bản tệp bạn muốn khôi phục.
- Nhấp vào “Khôi phục” để ghi đè lên phiên bản hiện tại. Ngoài ra, hãy nhấp vào “So sánh” để so sánh các phiên bản mà không ghi đè lên phiên bản hiện tại.
Ngăn mất dữ liệu quan trọng
Hy vọng rằng hướng dẫn của chúng tôi đã giúp bạn khôi phục phiên bản tệp Excel cần thiết. Để tránh những vấn đề như vậy trong tương lai, hãy đảm bảo bật tính năng lưu tệp tự động. Bản sao lưu đám mây cũng giúp sắp xếp tất cả các tệp của bạn trong khi không chiếm dung lượng trên thiết bị của bạn.
Mẹo hay nhất của bạn để sao lưu các tệp quan trọng và dễ dàng truy cập các phiên bản trước đó là gì? Chia sẻ kinh nghiệm của bạn trong phần bình luận bên dưới.