Nhiều người coi fax đã lỗi thời. Ai cần gửi thông tin bằng giấy trong thời đại ngày nay? Chà, có một số trường hợp bạn sẽ muốn nhận hoặc gửi bản in ra giấy của một thứ gì đó. Ví dụ: nếu người nhận cần ký tài liệu hoặc yêu cầu biểu mẫu đã điền.
Mặc dù ngày nay không có quá nhiều công ty và hộ gia đình có máy fax, nhưng vẫn có nhiều cách để gửi fax theo cách hiện đại. Ví dụ: bạn có thể sử dụng Gmail để gửi fax trực tiếp cho ai đó.
Bạn có thể gửi fax bằng Gmail không?
Rất tiếc, không thể gửi fax trực tiếp từ Gmail ở cài đặt tiêu chuẩn. Google chưa có một tính năng như vậy. Tuy nhiên, bạn CÓ THỂ sử dụng một dịch vụ trực tuyến để giúp bạn gửi fax qua email.
Đăng ký Dịch vụ Email-to-Fax
May mắn thay, có các dịch vụ email-to-fax cho phép bạn gửi fax trong Gmail. Khi bạn đã đăng ký một dịch vụ như vậy và đã thiết lập mọi thứ chính xác, bạn có thể nhập số điện thoại bên trong thư Gmail và gửi nội dung bằng fax đến máy fax.
Bạn có thể tìm thấy một trong những dịch vụ này trên Google, chẳng hạn như eFax. Hầu hết chúng đều khá đơn giản. Tuy nhiên, hãy ghi nhớ rằng những dịch vụ này không hoàn toàn miễn phí. Chắc chắn, hầu hết trong số họ sẽ cho phép bạn gửi một số bản fax miễn phí, nhưng sau một thời gian, bạn sẽ được nhắc thanh toán cho một đăng ký hoặc mua các khoản tín dụng hoặc mã thông báo. Mặt khác, một số có thể cung cấp dịch vụ fax miễn phí nhưng kết hợp thư xin việc của công ty hoặc thêm hình mờ trừ khi bạn trả tiền cho các dịch vụ cao cấp.
Một số ứng dụng Email-to-Fax bạn có thể sử dụng
- eFax®
- RingCentral
- myfax®
Một lưu ý quan trọng khác: Bất kể dịch vụ email-to-fax bạn chọn là gì, bạn sẽ phải sử dụng địa chỉ email mà bạn đã đăng ký để gửi fax từ Gmail. Nói cách khác, bạn sẽ chỉ có thể gửi fax từ địa chỉ mà bạn đã sử dụng khi đăng ký dịch vụ.
Gửi fax trực tiếp từ Gmail
Với điều kiện là bạn đã đăng ký đúng cách, đã đến lúc gửi bản fax đầu tiên của bạn. Vấn đề với nhiều dịch vụ fax qua email là họ thường không cung cấp hướng dẫn đầy đủ về cách gửi fax từ Gmail. May mắn thay, bạn đã tìm thấy hướng dẫn chính xác về cách thực hiện. Đây là cách thực hiện.
1. Tạo tài khoản email mới trong Gmail
Dưới đây là cách tạo email mới, đề phòng trường hợp bạn không biết. Truy cập trang chủ Gmail và đăng nhập bằng thông tin đăng nhập của bạn. Sau đó, trên trang chính và điều hướng đến góc trên bên trái của màn hình. Lựa chọn Soạn, biên soạn. Một cửa sổ giống trò chuyện mới sẽ mở ra ở góc dưới bên phải của màn hình. Phần này là nơi bạn nhập tất cả thông tin gửi và nội dung của tin nhắn fax.
2. Nhập thông tin
Như khi bạn nhập bất kỳ email nào khác, bạn cũng sẽ thực hiện ở đây. Tuy nhiên, trong Người nhận , bạn sẽ nhập thông tin cụ thể hơn có chứa "số fax," bao gồm mã vùng (không có dấu gạch ngang).
Bạn sẽ cần nhập thêm thông tin sau đó. Sau số fax, không có khoảng trắng, hãy nhập nhà cung cấp fax "miền." Nhà cung cấp dịch vụ email-to-fax của bạn nên cung cấp thông tin này.
Trường Người nhận sẽ trông giống như sau: [email được bảo vệ]
3. Thêm nội dung
Hãy bắt đầu với phần nội dung điển hình của email. Phần này là nơi bạn sẽ nhập thư xin việc của mình. Điều đó có nghĩa là bất cứ điều gì. Nhập bất kỳ thông tin nào bạn muốn. Nó có thể là một lá thư thông thường.
Nội dung thực tế của email-to-fax thời hiện đại có trong các tệp đính kèm. Hầu hết các nhà cung cấp đều cho phép gửi các tệp DOC, PDF, JPG và TXT. Bạn sẽ tìm thấy nhiều tiện ích mở rộng khác có sẵn từ nhà cung cấp này sang nhà cung cấp khác. Để đính kèm các tệp này, hãy chọn chúng và kéo chúng vào nội dung email. Ngoài ra, hãy chọn Đính kèm tệp và chọn tệp bạn muốn gửi trong cửa sổ bật lên.
4. Gửi Email
Sau khi hoàn tất việc thêm tất cả nội dung, đánh máy hoặc đính kèm, đã đến lúc gửi tin nhắn. Đảm bảo rằng bạn đã nhập tất cả thông tin chính xác và tất cả các tệp đính kèm đều ở đó. Vui lòng thêm thông tin vào Chủ thể trường trong email. Tuy nhiên, bạn không cần phải làm như vậy.
Khi bạn đã kiểm tra kỹ mọi thứ, tất cả những gì bạn cần làm để gửi email đến máy fax của ai đó là nhấn "Gửi" , giống như gửi một email thông thường.
Lợi ích của Email-to-Fax
Kết quả chính của việc sử dụng email để gửi fax, rõ ràng là không cần phải lấy máy fax hoặc lái xe đi đâu đó để sử dụng máy. Một điểm cộng lớn khi sử dụng dịch vụ email-to-fax là khả năng truy cập. Theo cách này, bạn có thể gửi nội dung đến máy fax của người khác bằng thiết bị điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng của bạn.
Miễn là bạn sử dụng Gmail mà bạn đã sử dụng để đăng ký dịch vụ email thành fax, bạn có thể sử dụng bất kỳ thiết bị nào để gửi fax của mình. Đó là một cầu nối đáng kể của khoảng cách giữa phương pháp fax mới và hơi cổ xưa.
Gửi fax từ Gmail
Bạn có thể thấy, có thể sử dụng Gmail của bạn để gửi fax thực tế. Chắc chắn, bạn sẽ không thể thực hiện điều đó một cách tự nhiên từ tài khoản Gmail của mình, nhưng nhiều dịch vụ email sang fax sẽ cho phép bạn làm điều đó. Quá trình soạn fax thực tế cũng đơn giản như gửi bất kỳ email nào khác.
Bạn đã quản lý để gửi fax cho ai đó bằng Gmail của mình?