Nếu bạn có một danh sách đầy đủ tên, có thể hữu ích khi chia chúng theo họ và tên. Bạn có thể cần phải tạo danh sách họ của khách hàng hoặc nhân viên của mình và tên hữu ích cho lời chào và tin nhắn.
Có nhiều cách khác nhau để tách một cột tên đầy đủ thành các cột riêng biệt trong Google Trang tính. Hãy xem xét hai phương pháp đơn giản và hiệu quả mà bạn có thể sử dụng.
Sử dụng Công cụ tách văn bản thành cột
Đây là cách đơn giản nhất để chia tên đầy đủ thành các cột khác nhau bằng công cụ Google Trang tính.
- Tạo bản sao của các ô trong cột với tên đầy đủ. Công cụ Chia Văn bản thành Cột sẽ thay đổi các tên được tìm thấy bên trong cột mà bạn tách. Nếu bạn muốn giữ nguyên các tên ban đầu, bạn nên áp dụng tiện ích bổ sung cho phiên bản được sao chép của cột gốc.
- Dán tên vào ô trên cùng trong cột mà bạn muốn tách chúng.
- Chọn các ô mới được dán, chọn "Dữ liệu" từ menu trên cùng, sau đó nhấp vào “Tách văn bản thành các cột.”
- Bước trước đó sẽ tự động chia nhỏ dữ liệu của bạn, nhưng bạn phải chọn Dấu phân cách trước khi phân tách cho thấy. bên trong Menu thả xuống dấu phân cách, lựa chọn "Khoảng trống, ”Phân chia tên giữa các khoảng trắng để tách họ và tên thành các ô riêng biệt.
- Sau khi tách tên, các ô của bạn sẽ giống như hình sau:
Nếu mọi tên trong danh sách của bạn chỉ bao gồm họ và tên, thì phương pháp trên sẽ tách chúng thành hai.
Để tách các tên bằng chữ đệm hoặc tên đệm viết tắt, hãy làm theo quy trình tương tự như trên, ngoại trừ việc tách cả ba tên vào các ô liền kề.
Lưu ý rằng việc trộn các ô họ và tên với những ô bao gồm tên đệm hoặc tên viết tắt sẽ gây ra cấu trúc cột không phù hợp, như CŨNG được trình bày ở trên.
Tách Tên đầy đủ bằng Tên đầu tiên có hai từ, Dấu gạch nối hoặc Dấu gạch ngang
Sử dụng dấu phẩy (Họ, Tên) mang lại sự linh hoạt hơn khi phân tách tên trong Google trang tính. Nếu dấu phẩy ngăn cách các tên đầy đủ, hãy chọn "Dấu phẩy" Dấu phân cách thay cho "Khoảng trống" một.
Tình huống này rất hữu ích khi bạn cần hiển thị chính xác các tên cụ thể, chẳng hạn như “Oswald, Betty Grace” hoặc “Riley, Mary Kate”. Nó cũng hoạt động đối với những tên có dấu gạch ngang và dấu huyền. Miễn là bạn có dấu phẩy giữa mỗi phần của tên, "Dấu phẩy"Dấu phân cách sẽ hoạt động hoàn hảo.
Sử dụng Tiện ích bổ sung của Google Trang tính để tách biệt các tên đầy đủ
Nếu bạn cần những tên đệm KHÔNG làm xáo trộn việc căn chỉnh ô, thì việc cài đặt tiện ích bổ sung Tên phân tách có thể thuận tiện hơn. Tiện ích này không miễn phí nhưng có giá tương đối phải chăng và bao gồm thời gian dùng thử 30 ngày. Làm theo các bước sau để cài đặt Tên phân tách.
- Bấm vào “Tiện ích bổ sung” ở đầu trang, sau đó nhấp vào “Nhận tiện ích bổ sung”
- Trong Thanh Tìm kiếm, Nhập "Tách tên", và sau đó nhấp vào tiện ích bổ sung để mở trang của nó
- Nhấp chuột "Cài đặt" và làm theo lời nhắc.
Cách sử dụng Tiện ích bổ sung Tên phân tách trong Google Trang tính
- Chọn các ô có tên đầy đủ trong cột, sau đó chọn “Tiện ích bổ sung -> Tên phân tách -> Bắt đầu”
- Kiểm tra và bỏ chọn các tùy chọn tên:
Họ
Tên đệm
Họ
Lời chào / chức danh
Hậu tố tên / chữ cái sau danh nghĩa
Cột của tôi có một tiêu đề
- Lựa chọn "Tách ra" và kết quả của bạn sẽ tương tự như hình ảnh bên dưới
Khi bạn chọn "Tách ra," tiện ích bổ sung sẽ tạo các cột mới và tự động thêm tiêu đề vào từng cột, trừ khi bạn bỏ chọn “Cột của tôi có tiêu đề” lựa chọn.
Rõ ràng là tiện ích bổ sung này rất hiệu quả và dễ dàng phân tách các tên đầy đủ.
Sau khi bạn nhấp vào "Tách ra," bạn sẽ nhận được ba cột riêng biệt. Nếu có nhiều tên đệm, tất cả chúng sẽ được chuyển vào cột Tên đệm.
Một vài từ về kính ngữ, hậu tố và họ phức tạp
Tiện ích bổ sung tách tên Google Trang tính của Ablebits rất linh hoạt và bao gồm nhiều loại tên khác nhau. Bạn cũng có thể kiểm tra các Hậu tố / chữ cái sau danh nghĩa, chẳng hạn như Jr./Sr. và các chức danh sau danh nghĩa như Esq. hoặc Ph.D.
Nếu tên đầy đủ của một người không chứa tiêu đề hoặc hậu tố, trường của họ sẽ vẫn trống.
Các phương pháp khác gây khó khăn cho việc phân tách các họ phức tạp, nhưng tiện ích bổ sung này nhận ra rằng các tiền tố như “de” hoặc “von” là một phần của họ.
Bất kể những lợi ích tuyệt vời của tiện ích bổ sung là gì, nó không thể sai lầm. Ví dụ, công cụ này tách họ của nhà vật lý nổi tiếng Van der Graaff thành tên đệm Van và họ der Graaff.
Tóm lại, việc sử dụng tiện ích bổ sung Tên phân tách trong Google Trang tính sẽ thuận tiện hơn và việc xử lý tên, tiền tố và hậu tố tốt hơn nhiều. Nhược điểm là tiện ích bổ sung mất một khoảng thời gian để tạo các cột mới cho danh sách lớn. Ngoài ra, một số người dùng không muốn dựa vào các tiện ích bổ sung, đặc biệt nếu cần phải trả tiền cho chúng.
Nếu bạn quyết định sử dụng Chia Văn bản thành Cột, bạn sẽ có kết quả nhanh hơn. Mỗi phần của tên đầy đủ sẽ đi vào các cột khác nhau. Phương pháp này nhanh hơn, nhưng có thể hơi phức tạp khi làm tròn tất cả các họ hoặc tên đệm.
Bạn cũng có thể thích sử dụng các công thức thay vì các phương pháp này. Cho dù bạn chọn cách tiếp cận nào, Google Trang tính đều làm cho quá trình này trở nên khá đơn giản.