Nếu bạn cần sử dụng các trang trình bày từ hai hoặc nhiều bản trình bày PowerPoint cho bài tập ở trường hoặc bản trình bày văn phòng, có một số cách để thực hiện. Bạn có thể chèn các trang trình bày riêng lẻ, nhập toàn bộ bản trình bày hoặc đơn giản là hợp nhất hai bản trình bày. Hãy để chúng tôi xem xét kỹ hơn cách hợp nhất các tệp PowerPoint.
Sử dụng lại các trang trình bày
Sử dụng lại các trang trình bày là cách dễ nhất để đưa các trang trình bày từ một bản trình bày này vào một bản trình bày khác. Với phương pháp này, bạn có thể kiểm soát những trang trình bày nào bạn đang thêm và chọn nơi để chèn chúng. Đây là cách hoạt động của phương pháp sử dụng lại các slide.
- Khởi chạy PowerPoint trên máy tính của bạn, sau đó mở tài liệu mà bạn muốn thêm các trang chiếu vào.
- Tìm nơi bạn muốn thêm một trang chiếu hoặc các trang trình bày. Sau đó, nhấp vào giữa hai trang trình bày hiện có.
- Nhấp vào phần Chèn của Menu Chính.
- Sau đó, nhấp vào biểu tượng New Slide ở phía bên trái của menu.
- Nhấp vào Sử dụng lại Trang trình bày.
- Hộp thoại Tái sử dụng Trang trình bày sẽ mở ra. Nhấp vào nút Duyệt qua. Nếu bạn chọn hộp bên cạnh Giữ định dạng nguồn, các trang trình bày mới được chèn sẽ vẫn như trong bản trình bày ban đầu. Nếu bạn bỏ chọn hộp này, định dạng của chúng sẽ được điều chỉnh thành định dạng trong bản trình bày chính.
- Chèn trang trình bày của bạn. Duyệt qua các bản trình bày và nhấp vào một cái mà bạn muốn thêm các trang trình bày từ đó. Nhấp vào Mở.
Bạn sẽ thấy hình thu nhỏ của các trang trình bày có sẵn. Duyệt và chọn những cái bạn muốn chèn vào tài liệu chính của mình. Bạn có thể nhấp vào Chèn Tất cả Trang trình bày để nhập tất cả các trang trình bày từ bản trình bày bên ngoài.
Nếu bạn muốn loại bỏ chủ đề của bản trình bày chính để thay thế chủ đề trong bản trình bày bên ngoài, bạn nên chọn tùy chọn Áp dụng Chủ đề cho Tất cả Trang trình bày khi chọn các trang chiếu bạn muốn chèn.
Phương pháp này rất hữu ích nếu bạn muốn thêm một hoặc hai trang chiếu vào bản trình bày chính của mình. Ngoài ra, nếu bạn muốn thêm các bit và mảnh từ các bản trình bày khác nhau vào bản trình bày chính của mình, đây là cách để thực hiện. Mặc dù bạn có thể chèn tất cả các trang trình bày từ một bản trình bày bên ngoài thông qua phương pháp này, nhưng tốt hơn là bạn nên sử dụng tuyến Chèn Đối tượng cho việc đó.
Chèn đối tượng
Phương pháp chèn đối tượng là tùy chọn tốt nhất của bạn nếu bạn muốn chèn tất cả các trang trình bày từ bản trình bày bên ngoài và giữ các hoạt ảnh và chuyển tiếp giữa chúng.
Hãy nhớ rằng sau khi bạn chèn các trang trình bày vào bản trình bày mới của mình, chúng sẽ không được liên kết với tệp gốc. Như vậy, bất kỳ thay đổi nào bạn thực hiện đối với tệp gốc sẽ không ảnh hưởng đến các trang trình bày bạn đã chèn vào bản trình bày chính của mình. Ngược lại, nếu bạn chỉnh sửa các trang trình bày trong bản trình bày chính của mình, thì tệp bên ngoài mà bạn đã sao chép các trang trình bày đó sẽ không thay đổi.
Với điều đó, chúng ta hãy xem phương thức chèn đối tượng hoạt động như thế nào.
- Khởi chạy PowerPoint và mở bản trình bày chính.
- Chèn một trang trình bày mới. Xóa các hộp văn bản, vì nó sẽ hoàn toàn trống.
- Bấm vào tab Chèn trong Menu Chính.
- Nhấp vào biểu tượng Đối tượng.
- Nhấp vào Tạo tệp rồi duyệt. Bạn sẽ thấy hộp thoại Chèn Đối tượng. Ở đó, bạn nên chọn tùy chọn Tạo từ tệp. Bạn có thể nhập địa chỉ của tài liệu vào hộp văn bản và nhấn Enter hoặc nhấp vào nút Duyệt qua.
- Duyệt qua bản trình bày bên ngoài mà bạn muốn chèn vào bản trình bày chính của mình và nhấp đúp vào bản trình bày đó.
Tiếp theo, bạn sẽ chỉ thấy trang chiếu đầu tiên của bản trình bày đã nhập. Mặc dù bạn không thể nhìn thấy chúng vào lúc này, nhưng các trang trình bày còn lại ở bên dưới.
Kéo giãn đối tượng được chèn để vừa với kích thước của trang chiếu của bản trình bày chính của bạn để tránh những thay đổi về kích thước của các trang chiếu khi bạn phát bản trình bày.
Sau khi bạn đã chèn thành công toàn bộ đối tượng vào bản trình bày chính của mình, bạn có thể điều chỉnh và tinh chỉnh nó để đảm bảo nó chạy trơn tru.
Hợp nhất tài liệu
Cuối cùng, bạn có thể chọn hợp nhất hoàn toàn hai bản trình bày PowerPoint thành một. Đây là cách hoạt động của phương pháp này:
- Mở PowerPoint và mở bản trình bày chính.
- Nhấp vào phần Xem lại của Menu chính.
- Nhấp vào nút So sánh. Bạn sẽ tìm thấy nó trong phần So sánh.
- Duyệt bản trình bày bạn muốn hợp nhất với bản trình bày chính của mình. Chọn nó bằng cách nhấp đúp vào nó.
Sau khi quá trình hợp nhất hoàn tất, bạn sẽ thấy ngăn Sửa đổi bên phải của các bản trình bày đã hợp nhất.
Trong phần Thay đổi bản trình bày, bạn sẽ thấy sự khác biệt giữa các bản trình bày và chọn thay đổi nào bạn muốn giữ và thay đổi bạn muốn loại bỏ.
Phần Thay đổi Trang trình bày hiển thị sự khác biệt giữa các trang trình bày riêng lẻ của hai bản trình bày. Chọn cài đặt bạn muốn giữ lại cho phiên bản cuối cùng.
Kéo và thả
Một trong những cách đơn giản hơn để hợp nhất hai bản trình bày là sử dụng phương pháp kéo và thả. Nếu bạn có hai bản trình bày riêng biệt mà bạn muốn tạo thành một bản trình bày hoặc nếu bạn đang làm việc trên một dự án nhóm, bạn có thể hợp nhất nó với nhau bằng cách sử dụng chức năng này.
Mở cả hai bản trình bày trên PC hoặc Mac của bạn và đảm bảo bạn thu nhỏ chương trình PowerPoint để có thể xem cả hai cùng một lúc.
Sử dụng chuột, nhấn và giữ trang chiếu bạn cần di chuyển
Bạn có thể cần thực hiện việc này cho từng trang chiếu hoặc bạn có thể bấm vào trang chiếu đầu tiên, giữ phím shift và bấm vào trang chiếu cuối cùng để di chuyển toàn bộ tập hợp vào bản trình bày cuối cùng.
Thả slide vào đúng vị trí của nó.
Vị trí của trang chiếu sẽ được tô sáng bằng một đường màu đỏ.
Để làm cho mọi thứ trở nên đơn giản hơn; bản trình bày cuối cùng của bạn sẽ tự động cập nhật vào thiết kế của tài liệu nhận. Tất nhiên, bạn luôn có thể cập nhật thiết kế của toàn bộ tài liệu bằng cách sử dụng chức năng Thiết kế ở đầu bản trình bày của bạn.
Lời kết
Các phương pháp được giải thích trong bài viết này sẽ giúp bạn nâng cao kỹ năng PowerPoint của mình lên một tầm cao mới. Bạn sẽ có thể kết hợp và hợp nhất các bài thuyết trình của mình như một người chuyên nghiệp chỉ trong vài phút.