Văn hóa công sở liên tục thay đổi, với nhiều công nhân chọn làm việc từ xa. Tuy nhiên, điều đó không ảnh hưởng đến năng suất. Gần như không thể làm việc liên tục trong khi làm việc từ xa, nhưng những tiến bộ trong công nghệ giờ đây có nghĩa là bạn có thể cộng tác với đồng nghiệp ngay cả ở những vùng xa xôi nhất. Microsoft Teams đơn giản hóa thực sự đơn giản hóa quy trình.
Nói “tạm biệt” với các cuộc trò chuyện email bất tận và theo dõi các tệp đính kèm. Bạn có thể tải lên và chia sẻ tệp ở cùng một nơi mà bạn tiến hành cuộc họp. Tìm hiểu cách sắp xếp hợp lý các thủ tục văn phòng từ xa của bạn và chia sẻ trực tuyến bằng Teams.
Chia sẻ trên máy tính để bàn
Một trong những đặc quyền khi tải tệp lên Nhóm là bạn có được liên kết để chia sẻ một tệp với những người khác. Điều đó có nghĩa là bạn không phải tải lên cùng một tệp ở nhiều nơi để cấp cho mọi người quyền truy cập vào tệp đó.
Bạn có thể chia sẻ tệp theo một số cách từ máy tính để bàn.
Trong khi trò chuyện nhóm hoặc trò chuyện một đối một
Trước tiên, bạn có thể chia sẻ tệp khi đang tham gia phiên trò chuyện. Đi tới biểu tượng Chọn tệp trông giống như một chiếc kẹp giấy. Nó nằm ngay dưới hộp nơi bạn nhập tin nhắn. Khi bạn chọn tệp, Nhóm sẽ tải lên bản sao của bản gốc.
Bạn cũng có nhiều tùy chọn truy cập tệp để chia sẻ. Bạn có thể chọn tải lên trực tiếp từ máy tính của mình hoặc bạn có thể sử dụng tài khoản Doanh nghiệp cho OneDrive. Mọi bộ nhớ đám mây của bên thứ ba cũng có thể truy cập được nếu bạn hoặc quản trị viên của bạn đã thêm bộ nhớ đó vào ứng dụng Nhóm.
Nếu không thích sử dụng biểu tượng kẹp giấy, bạn cũng có thể tải tệp lên bằng cách nhấp vào tab Tệp của cuộc trò chuyện. Cuộn xuống và chọn Chia sẻ để tải tệp lên.
Chia sẻ với nhóm của bạn trong một kênh
Bạn không cần phải đợi cho đến khi trò chuyện với một thành viên trong Nhóm để tải video lên. Nhấp vào cùng biểu tượng kẹp giấy đó để Chọn tệp trong kênh.
Ngoài ra, bạn cũng có thể chuyển đến tab Tệp trong kênh của mình và nhấp vào Tải lên. Cả hai tùy chọn đều dẫn bạn đến cửa sổ tiếp theo, trong đó bạn có thể chọn tệp.
Chia sẻ một liên kết
Bạn có thể chia sẻ một liên kết với những người đó trong một nhóm hoặc riêng lẻ. Điều này đặc biệt đơn giản và tuyệt vời để chia sẻ Google Tài liệu, trang web, video và hơn thế nữa.
Tất cả những gì bạn cần làm là nhấn vào biểu tượng định dạng bên dưới hộp trò chuyện. Sau đó, nhấn vào ba dấu chấm ngang và nhấp vào ‘Liên kết.’ Dán liên kết và gửi tệp đến liên hệ của bạn.
Chia sẻ với iOS
Nếu bạn đang làm việc trên thiết bị iOS, việc chia sẻ tệp tương đối dễ dàng và các bước thực hiện tương tự như sử dụng PC Windows. Một trong những cách đơn giản nhất để chia sẻ là vào biểu tượng Choose File nằm dưới hộp tin nhắn. Từ đó, chọn tệp từ thiết bị của bạn hoặc sử dụng bộ nhớ đám mây.
Nếu bạn muốn chia sẻ tệp đã có trong Nhóm, hãy nhấn vào dấu chấm lửng để có Thêm tùy chọn và cuộn xuống Tệp.
Ngoài ra, bạn cũng có thể chia sẻ trong Teams bằng cách truy cập tệp đã được tải lên và nhấn vào biểu tượng Dấu chấm lửng Tùy chọn khác. Cuộn xuống và chọn Chia sẻ rồi chọn tên người hoặc nhóm bạn muốn chia sẻ bằng cách sử dụng tính năng tìm kiếm.
Tất nhiên, bạn luôn có thể bỏ qua các bước đó và chỉ cần sử dụng tính năng Sao chép liên kết. Sử dụng liên kết cho phép bạn chia sẻ tệp bên ngoài ứng dụng Nhóm. Bạn cũng có thể tải bản sao xuống điện thoại của mình thông qua tùy chọn Gửi bản sao để chia sẻ tệp vào một ngày sau đó.
Chia sẻ với Android
Chia sẻ tệp trên thiết bị Android tương đối đơn giản. Đính kèm tệp trong cuộc trò chuyện bằng cách nhấn vào biểu tượng Kẹp giấy Chọn tệp bên dưới hộp sáng tác. Chọn một tệp để chia sẻ từ thiết bị di động hoặc dịch vụ đám mây của bạn. Bạn cũng có thể tải tệp lên trên web hoặc ứng dụng dành cho máy tính để bàn để xem chúng sau này trên thiết bị của mình.
Điều gì xảy ra nếu bạn muốn chia sẻ điều gì đó đã được tải lên Nhóm? Đi tới thanh điều hướng ở cuối ứng dụng và vuốt lên trên. Khi bạn thấy các tùy chọn menu, hãy di chuyển đến Tệp và chọn nó.
Từ đó, hãy tìm tệp bạn muốn từ danh sách các tệp đã mở gần đây hoặc tệp lưu trữ đám mây. Nhấn vào biểu tượng dấu chấm lửng cho Tùy chọn khác và cuộn xuống và nhấn vào Chia sẻ.
Để chọn người nhận, bạn có thể chuyển đến tab Trò chuyện và tìm kiếm theo tên nhóm, người hoặc từ khóa. Bạn cũng có thể chọn người nhận từ tab Kênh và tìm kiếm theo tên kênh hoặc từ khóa.
Cộng tác trở nên dễ dàng với tính năng chia sẻ
Chia sẻ và cộng tác trên các tệp một cách liền mạch với cùng một ứng dụng mà bạn sử dụng để tiến hành các cuộc họp. Bạn có nhiều tùy chọn tải lên và thậm chí có thể đồng chỉnh sửa các tệp cùng một lúc. Nhận xét về tệp video hoặc chỉnh sửa tài liệu MS Office cùng lúc với các thành viên khác trong nhóm. Các thay đổi của bạn sẽ hợp nhất liền mạch khi bạn làm việc trên tệp.
Bạn sử dụng tính năng Chia sẻ nhóm thường xuyên như thế nào? Cách chia sẻ yêu thích của bạn là gì? Tại sao? Hãy cho chúng tôi biết về trải nghiệm của bạn trong phần bình luận bên dưới.